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Ist Ihr Unternehmen fit für SEPA?Stellen Sie sich vor, Sie bekommen ab dem 1. Februar 2014 plötzlich kein Geld mehr von Ihren Kunden und Sie können an Ihre Mitarbeiter keine Löhne und Gehälter mehr auszahlen.  Dieses Szenario wäre existenzbedrohend für Ihr Unternehmen. Beginnen Sie frühzeitig mit den Umstellungsvorbereitungen auf SEPA.
Durch SEPA (Single Euro Payments Area) soll der Zahlungsverkehr in den EU-Staaten vereinheitlicht werden. Die neuen Regelungen gelten verbindlich für alle Unternehmen ab dem 1. Februar 2014. Ab diesem Zeitpunkt können Lastschriften und Überweisungen nur noch mit der sogenannten IBAN (erweiterte alte Kontonummer) und BIC (ehemals die Bankleitzahl) ausgeführt werden.
Wichtige Umstellungen für Sie, damit es keine Probleme im Zahlungsverkehr Ihres Unternehmens mit der SEPA-Umstellung gibt:
Umstellen aller Bankdaten von Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden auf die internationale Bankkontonummer. Fordern Sie die Daten bei den Kontoinhabern an. Wenn Sie die neuen Bankdaten nicht rechtzeitig erhalten, können Sie keine Löhne und Gehälter überweisen, keine Lastschriften einziehen und keine Überweisungen an Ihre Lieferanten vornehmen.
Umstellen Ihrer gesamten Unternehmensunterlagen, in denen Ihre Bankverbindung er-scheint. Wenn Sie Ihr Rechnungsformular nicht rechtzeitig ändern, können Ihre Kunden Ihnen ab 1. Februar 2014 Ihre offenen Rechnungen nicht mehr bezahlen, da sie die internationale Bankkontonummer von Ihnen nicht kennen.
Wenn Sie Lastschriften bei Ihren Kunden einziehen, ergibt sich zusätzlicher Umstellungsaufwand. Sie müssen vorab bei der Bundesbank eine Gläubiger-ID beantragen, damit Sie berechtigt sind, ab dem 1. Februar 2014, Lastschriften einzuziehen.
Sie müssen jedem Kunden eine Kundenreferenz zuordnen, die nur einmalig vergeben werden darf. Das kann die Kundennummer sein.
Eine weitere Änderung im Verfahrensablauf ist die Pre-Notificaton, eine informelle Mitteilung, die Sie 14 Tage vor dem Lastschrifteinzug Ihrem Kunden zukommen lassen müssen und die darüber informiert, dass die Lastschrift dem Konto des Zahlungspflichtigen belastet wird. Diese Information kann auch auf der Rechnung bereits vermerkt sein. Der Zeitrahmen von 14 Tagen kann schriftlich individuell oder durch einen Hinweis in den AGB verkürzt werden. Wir empfehlen Ihnen daher, sich neue schriftliche Lastschrifteinzugsermächtigungen von Ihren Kunden unterschreiben zu lassen in denen die Pre-Notificaton-Dauer verkürzt wird. Mit den neuen Lastschrifteinzugsformularen wird auch sichergestellt, dass Sie über die richtige internationale Kontonummer Ihres Kunden verfügen. Die neuen Formularvorlagen erhalten Sie bei Ihrer Bank.
Sie sehen, den Umstellungsaufwand für SEPA sollten Sie nicht unterschätzen. Wenn Sie Lastschriften einziehen, erhöht sich der Umstellungsaufwand deutlich. Unsere Empfehlung: Rechtzeitig mit der Umstellung beginnen. Nur so können Sie sicherstellen, dass das die oben dargestellten Szenarien nicht eintreten.
Autor: Heiko Geiger, Diplom Betriebswirt (BA), Steuerberater | Netzwerkpartner der Steinseifer-Seminare
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