Besucher, Handwerker und Lieferanten ganz einfach und papierlos erfassen sowie die nötigen individuellen Unterweisungen durchführen? Das war die Zielsetzung für die OeTTINGER Brauerei GmbH. Mit dem langjährigen Partner digital ZEIT GmbH, der mit AVERO® bereits die Zeiterfassung und den Zutritt im Unternehmen regelt, konnte dies nun umgesetzt werden. Drei Check-in Terminals im Eingangsbereich der Brauerei Süd in Oettingen entlasten die Mitarbeiter und führen zu einem durchgängigen System.
Im Lebensmittelbereich gibt es besondere Verhaltensregeln des Verbands. Diese gelten nicht nur für die Mitarbeiter sondern auch für Besucher. "Wir wurden gefragt, was wir dafür tun, um unsere Prozesse zur Herstellung von Lebensmitteln noch sicherer zu machen", so Ludwig Metz, technischer Betriebsleiter in Oettingen. "Im IFS (Internationaler Food Standard) wird dies verlangt."
Transparenz trotz unterschiedlichem Besucherverkehr
Es gibt in einer Brauerei einen sehr regen LKW-Verkehr. Mehr als hundert Fahrzeuge täglich kommen da schon zusammen. Diese mittels Listen zu erfassen, wurde zu einem immer größeren Aufwand für die Mitarbeiter. Dazu sind die Besucher so unterschiedlich, wie die 36 Sorten Bier, Biermix und alkoholfreie Getränke bei OeTTINGER. Zutritt erhalten neben den eigenen Fahrern auch Abholer, Zulieferer, Handwerker und Besucher.
Anmeldung in verschiedenen Sprachen einfach möglich
Keine leichte Aufgabe, hier eine effiziente und datenschutzkonforme Lösung zu finden. Darüber hinaus beliefert man nicht nur deutsche Getränkehändler, die OeTTINGER-Getränke werden in über 100 Ländern weltweit getrunken und mit internationalen Speditionen transportiert. Eine mehrsprachige Besucherverwaltung war daher Voraussetzung. Ein dafür umfassendes und durchdachtes Konzept musste her, um die Anforderungen eines so komplexen Projektes zu erfüllen. "Wir haben verschiedene Lösungsansätze diskutiert", erinnert sich Wolfgang Volz, Geschäftsführer bei digital ZEIT. Herausgekommen ist ein zweigleisiges System innerhalb der Besucherverwaltung. Zum einen werden personalisierte Besucherausweise gedruckt (diese gelten für Besucher und Handwerker), zum anderen gibt es neutral gehaltene blaue Ausweise, die bei der Ausfahrt aus dem Gelände wieder eingezogen und dadurch mehrfach verwendet werden können. "Diese Lösung war OeTTINGER und uns wichtig, um möglichst wenig Plastikmüll zu produzieren", so Volz.
Einfache, anwenderfreundliche Registrierung am Check-in Terminal
Anmelden können sich alle Besucher ganz einfach und in derzeit dreizehn Sprachen über den 19" Touchscreen-Monitor. Die Bedienoberfläche ist anwenderfreundlich und kann intuitiv ohne Einweisung bedient werden. Es werden nicht nur Name und Geburtsdatum eingegeben, auch der Anlass (Besucher, Handwerker oder Lieferanten/Abholer) wird hinterlegt. Dazu muss das Einverständnis für die Speicherung der Daten erteilt werden, um den entsprechenden Ausweis zu generieren. Einmal hinterlegt, müssen Lieferanten/Abholer sich nicht jedes Mal komplett neu registrieren und unterweisen lassen, es reicht die Eingabe des Namens und Geburtsdatums, um sich zu identifizieren und den Ausweis zu erhalten. Dieser wird an der Rezeption innerhalb von Sekunden freigeschaltet - der einzige Einsatz, der noch von den Mitarbeitern geleistet werden muss. Für alles weitere braucht der Besucher keine personelle Unterstützung mehr.
Ein- und Ausfahrt für PKW und LKW einfach möglich
Mit den freigeschalteten Ausweisen fährt er an die Zutrittssäulen, deren Leser jeweils in PKW- und LKW-Höhe installiert sind. Diese geben ein Signal an das Falttor, das sich dann öffnet. Bei der Ausfahrt wird die Karte wieder eingezogen, ohne dass der Fahrer sein Fahrzeug verlassen muss. Alle Daten der Ein- und Ausfahrten werden in Echtzeit weitergeleitet und liefern damit jederzeit eine lückenlose Transparenz über die Besucherströme. Sie können dann für statistische Zwecke oder Rechnungsfragen nach Handwerkerbesuchen ausgewertet werden. Auch die Einhaltung der Brandschutzbestimmungen ist damit einfach möglich, da jederzeit nachgeprüft werden kann, wer sich noch auf dem Gelände befindet.
Drei Check-in Terminals stehen derzeit am Hauptstandort in Oettingen und man ist mit der neuen, durchdachten Besucherverwaltung hochzufrieden. "Das System funktioniert sehr gut", freut sich Ludwig Metz. "Langfristig planen wir, auch unsere anderen Standorte damit auszustatten."
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