Am Beispiel der Volksbanken Wolfsburg-Braunschweig und Uelzen-Salzwedel
Die Situation
Als eigenständige Unternehmen sind Volksbanken in besonderer Weise im regionalen Wirtschaftsleben verwurzelt. Ihre besonderen Stärken sind die genaue Kenntnis des Marktes und der persönliche Kontakt zu den Menschen in der Region. Als Drittschuldner erhalten die Volksbanken täglich mehrere Pfändungen. Um die Pfändungen bearbeiten zu können, muss jeder Pfändungseingang in der Regel manuell in das Banksystem übertragen werden. Die manuelle Bearbeitung verursacht einen hohen personellen Aufwand, der bei der Pfändungseingangsbearbeitung in den Fachabteilungen zu Kapazitätsengpässen führt.
Die Aufgabe
Für die Pfändungsbearbeitung müssen die Mitarbeiter den bankinternen Prozess anstoßen und abwickeln. Dieser Prozess sieht vor, dass jeder Pfändungseingang manuell in das Banksystem übertragen werden muss. Insgesamt dauert eine Pfändungsbearbeitung zwischen 10 und 30 Minuten, sodass die Mitarbeiter mit der Erfassung der Pfändungseingänge jeden Tag rund acht Stunden beschäftigt sind.
Der bisherige Weg
Um den Mitarbeitern die manuellen, zeitintensiven Tätigkeiten abzunehmen, haben sich die Volksbank Wolfsburg-Braunschweig und die Volksbank Uelzen-Salzwedel dazu entschieden, diesen Prozess automatisieren zu lassen. Neben der Entlastung der Mitarbeiter verfolgen die Volksbanken auch das Ziel, die Effizienz des Prozesses zu steigern, die Fehlerquote zu senken und die freiwerdenden Mitarbeiter-Ressourcen für wertschöpfendere Tätigkeiten einsetzen zu können. Die Umsetzung der Prozessautomatisierung mittels Robotic Process Automation (RPA) erfolgte durch die Weissenberg Group. Der Prozess der Pfändungseingangsbearbeitung bot sich zur Automatisierung an, da er in der Regel gleichbleibenden Bearbeitungsschritten folgt und mit einem hohen manuellen Aufwand verbunden ist.
Zudem versprach die Pfändungseingangsbearbeitung eine schnelle und einfache Umsetzung der Prozessautomatisierung mit schon nach kurzer Zeit deutlich sichtbaren Effekten. Vor allem sollte die Automatisierung der Pfändungseingangsbearbeitung aber auch als Pilotprojekt dienen, um Erfahrungen für weitere Prozessautomatisierungen zu sammeln.
Solution
Nach dem manuellen Übertragen der Informationen in das Programmformular durch einen Mitarbeiter liest jetzt, nach der robotergesteuerten Prozessautomatisierung, ein Software-Roboter das Formular aus und bearbeitet den weiteren Prozess. Am Ende des Prozesses wird, wenn angeordnet, von ihm eine Drittschuldnererklärung verfasst. Diese enthält Informationen über den Schuldner und wird gemäß den gesetzlichen Bestimmungen an den Gläubiger gesendet.
Wo vorher mehrere Mitarbeiter mit der Pfändungseingangsbearbeitung beschäftigt waren, überwacht nach der Automatisierung nur noch ein Mitarbeiter den Einsatz des Software-Roboters und greift gegebenenfalls bei Fehlern ein. Die übrigen Mitarbeiter haben jetzt Zeit, andere qualifiziertere Aufgaben zu erledigen. Während der Prozessautomatisierung arbeiteten die Projektmanager der Weissenberg Group sehr eng mit den Projektverantwortlichen der jeweiligen Volksbank sowie der Fach- und IT-Abteilung zusammen und tauschten sich regelmäßig zum Projektstatus aus.
"Die von Weissenberg implementierte RPA-Lösung funktioniert sehr gut. Das angestrebte Ziel, die Mitarbeiter zu entlasten, ist weitestgehend erreicht worden. Gleichzeitig konnte das Prozessverständnis in der Fachabteilung geschärft werden, was auch daran abzulesen ist, dass wir kontinuierlich neue Impulse zur Verbesserung und Erweiterung der implementierten RPA-Lösung von den Mitarbeitern bekommen. Weissenberg hat sich dabei als ein sehr kompetenter Partner herausgestellt, der uns von Anfang an mit seinem zielorientierten und strukturierten Lösungsansatz überzeugt hat. Deshalb werden wir auch weiterhin den Einsatz von RPA-Lösungen in unserem Unternehmen vorantreiben und intensivieren", erklärt Manuel Diessner, Projektleitung bei der Volksbank Braunschschweig-Wolfsburg.
"Die Entscheidung, eine automatisierte Pfändungseingangsbearbeitung durch Weissenberg implementieren zu lassen, war genau richtig, da wir damit nicht nur die Effektivität der Bearbeitungsprozesse gesteigert haben, sondern die Mitarbeiter auch von langwierigen Routinearbeiten befreien konnten. Die Vorgehensweise und das Projektmanagement von Weissenberg waren während der gesamten Implementierungsphase und auch bei der Inbetriebnahme hoch professionell. Durch das Engagement der Weissenberg-Mitarbeiter, die Einhaltung der Zeitpläne, die hohe Transparenz und die prompten Reaktionen auf unsere Anfragen hatten wir zu jeder Zeit das gute Gefühl, dass es sich hier um eine Partnerschaft auf Augenhöhe handelt", Andy Hähnchen, Leiter IT-Organisation bei der Volksbank Uelzen-Salzwedel.
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