Weiterbildung und Networking standen auch beim diesjährigen Fachtag des Zeiterfassungsspezialisten digital ZEIT aus Neu-Ulm im Mittelpunkt. Wie bereits im Vorjahr fand die Veranstaltung im Hotel Ochsen in Merklingen statt. In dem liebevoll restaurierten Fachwerksaal der ehemaligen Scheune genossen die rund hundert Teilnehmer nicht nur die besondere Atmosphäre, sondern erlebten spannende und interessante Fachvorträge zu aktuellen HR-Themen. In den Pausen blieb bei hervorragender Bewirtung Zeit für Gespräche und die Möglichkeit, neue Kontakte knüpfen.
Wolfgang Volz, Geschäftsführer von digital ZEIT, begrüßte die Kunden und Interessenten herzlich und stellte die diesjährigen Referenten vor. Bereits zum dritten Mal konnten die Fachanwältin für Arbeitsrecht, Juliane Wagner, sowie Rechtsanwalt Mario Dietrich begrüßt werden. Beide sind von der Kanzlei Urwantschky Dangel Borst PartmbB und zeichnen sich durch ihre umfassende Fachexpertise sowie ihre lebendige und interessante Präsentationsweise aus.
Gesetzliche Grundlage des Betriebliches Eingliederungsmanagement
Auch das Thema des Vortrags stieß auf großes Interesse. Seit 2004 sind Arbeitgeber verpflichtet, ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (BEM) durchführen, sobald ein Arbeitnehmer innerhalb eines Zeitraums von zwölf Monaten länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig ist. Bei schwerbehinderten Beschäftigten sind gegebenenfalls die Schwerbehindertenvertretung oder das Integrationsamt einzubeziehen. Die Anwälte raten insbesondere vor einer geplanten krankheitsbedingten Kündigung dringend zu einem vorherigen BEM-Gespräch, um als Arbeitgeber nicht in die Situation einer Darlegungs- und Beweislast zu kommen. Es wird empfohlen, vorbereitete Schreiben für die Einladung dazu sowie für die Einholung der Einwilligung des Arbeitnehmers zur Durchführung bereitzuhalten und diese auf datenschutzrechtliche Hinweise zu prüfen. Der Arbeitnehmer kann dem BEM zustimmen oder es ablehnen. Die jeweils rechtlichen Konsequenzen wurden im Vortrag ausführlich erörtert.
Auswertung der Fehl- und Krankheitstage in der Zeiterfassung
Die Voraussetzung für die Einhaltung des BEM ist eine genaue Auswertung der Fehltage. Seit der Version 15.0 ist dies in der Zeiterfassung AVERO® noch einfacher möglich, wie Maximilian Denzel von digital ZEIT in seinem Vortrag "Effektives Management von Krankheitsfällen" erörterte. Bei einer manuellen Abwicklung von Krankmeldungen kann es zu fehlender Echtzeit-Information und fehlender Transparenz kommen, daher ist der Abruf der elektronischen Krankheitserfassung (eAU) seit Beginn der Einführung Anfang 2023 auch in die AVERO® Zeiterfassung integriert und wird nach den gesetzlichen Vorgaben regelmäßig angepasst. Außerdem ist es möglich, Fehlzeiten nach Tagen, für den einzelnen Mitarbeiter oder abteilungsbezogen, auszuwerten und eine BEM-Auswertung durchzuführen. Im Personalstamm unter den Kopfdaten des persönlichen Mitarbeiter-Profils können nicht nur Sonderrollen, Qualifikationen, Behindertengrad oder Notfallkontakte u.a. hinterlegt werden, ein BEM-Feld bietet die Möglichkeit, die Daten des Erstkontakts, der Einladung und des erfolgten Gesprächs zu dokumentieren. Über frei definierbare Felder im Personalstamm, die neu eingerichtet wurden, lassen sich die Informationen zur Wiedereingliederung lückenlos und gesetzeskonform hinterlegen.
Förderprogramme für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)
Ein interessantes Thema vor einer geplanten Digitalisierung, wie zum Beispiel der Einführung einer professionellen Zeiterfassung, sind staatliche Fördermittel. Gernot Schnaubelt von der IHK Ulm informierte nicht nur über die wichtigsten Förderprogramme und deren Ziele, sondern zeigte auch einen 5-Phasen-Plan für die Umsetzung auf. Ein wichtiger Hinweis kam vom Experten: Die Antragstellung muss immer vor Beginn des Vorhabens erfolgen! Nach der Recherche, um den passenden Fördertopf aus den über 2.500 Programmen zu finden, sollte der Antrag sorgfältig vorbereitet und eingereicht werden. Anschließend kann die Projektarbeit starten und der Zuschuss beantragt werden.
Fachinterview: 25-jährige Success Story mit AVERO®
digital ZEIT kann auf viele langjährige und treue Kundenbeziehungen zurückblicken. Ein Beispiel ist die 25-jährige Success Story mit der Karl Schmidt Spedition, einem Logistikunternehmen mit Hauptsitz in Heilbronn. Das Familienunternehmen, das weltweit 49 Standorte und 2.500 Mitarbeiter hat, nutzte 1999 noch neun Modems, um Daten von den Außenstellen an den Server zu übertragen. Das Haupt-Modem hing an seinem Fenster mit der Beschriftung "Nicht ausschalten", wie Markus Riecker, langjähriger Personalleiter bei der Karl Schmidt Spedition im Gespräch mit Zeno Wrobbel von digital ZEIT schmunzelnd berichtete. Er schätzt an der Zusammenarbeit mit dem Neu-Ulmer Unternehmen die schnelle Hilfe und den Support. "Ich empfinde das gemeinsame Zusammenwachsen sehr schön und professionell. Mit Zeiterfassungsspezialisten zu arbeiten, die für alles eine Lösung kennen, war immer sehr angenehm.", so Riecker. Der Workflow mit dem papierlosen Urlaubsantrag führte zu deutlich effizienterem Arbeiten. "Es kamen keine postalischen Anträge von den Außenstellen mehr." In diesem Jahr wurde auf die neue Version 15.0 umgestellt und es wird nun die BEM-Liste genutzt. Für die Zukunft wünscht sich Rieker die Möglichkeit, den Zutritt via Handy zu steuern. Er schätzt jedoch die kontinuierliche Weiterentwicklung von AVERO® sehr.
Sehen Sie auch unser Video zum effektiven Krankheitsmanagement in AVERO®.
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