Manche Arbeitgeber kommen auf die Idee, ihre Mitarbeiter für Firmenwerbung auf deren privaten Pkws zu gewinnen. Während sich einige Arbeitgeber einen Freundschaftsdienst von ihren Angestellten erhoffen, sind andere Firmen bereit, ihre Mitarbeiter dafür zu vergüten. Damit dieser Obolus für die Angestellten steuerfrei ist, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein.
Wird mit dem Mitarbeiter kein spezieller Vertrag über die Anmietung einer Werbefläche auf seinem privaten Pkw geschlossen, geht das Finanzamt davon aus, dass die Werbeeinnahmen des Mitarbeiters seinem Arbeitsverhältnis unterzuordnen sind. In Folge muss der Mitarbeiter diese Zusatzeinkünfte regulär als Arbeitslohn versteuern. Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben darauf müssen aber nicht sein, es gibt noch eine andere Möglichkeit, ebensolches zu gestalten.
Ein gesonderter Vertrag ist notwendig
Um die Einnahmen vom Lohn zu entkoppeln, ist ein gesonderter Mietvertrag aufzusetzen, der ausschließlich die Autowerbung zum Inhalt hat. Dabei muss der werbliche Nutzen für das Unternehmen erklärt werden. Bei bestimmten Regelungen, wie einem werbewirksamen Abstellen des Fahrzeugs, einer Mindestanzahl an gefahrenen Kilometern pro Jahr oder einem Ausschluss weiterer Werbepartner für den Pkw, kann dies in der Regel angenommen werden. Zudem sollte die Werbung großflächig und gut sichtbar sein. Ein winziger Aufkleber mit dem Firmenlogo wirkt für die Finanzbehörden oft nicht glaubwürdig. Die Vertragsinhalte sollten optimalerweise mit den am freien Werbemarkt üblichen Bedingungen mithalten können.
Die Höhe der Miete macht"s aus
Für die Werbemaßnahme wird in der Regel eine monatliche Mietgebühr vereinbart, die der Chef auf das Konto seines Mitarbeiters überweist. Steuerlich gesehen handelt es sich jetzt nicht mehr um Lohn, sondern um sonstige Einkünfte. Eine weitere Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist die Höhe der Mietgebühr. Sonstige Einkünfte dürfen bis zu einem Höchstbetrag von 256 Euro im Jahr steuerfrei bleiben. Was darüber liegt, muss der Empfänger versteuern. Aus diesem Grund legen Arbeitgeber gerne 21 Euro im Monat als Mietgebühr fest. Somit bleiben die gesamten Zahlungen in einem Kalenderjahr unter der Höchstgrenze. Die Steuerfreiheit der Autowerbung funktioniert aber nur dann, wenn der Mitarbeiter keine weiteren sonstigen Einkünfte bezieht. Ansonsten werden diese vom Finanzamt zusammengerechnet, es gilt nämlich eine gemeinsame Höchstgrenze.
Rechtssichere Maßnahmengestaltung
Das Unternehmen sollte sich dahingehend absichern, dass die Mietgebühr für die Pkw-Werbung nicht überhöht ist und den Marktpreisen standhalten kann. Idealerweise bietet der Betrieb eine derartige Werbung zusätzlich für unternehmensfremde Personen an und beschränkt sich nicht auf den Kreis der Mitarbeiter. Dann fällt es dem Finanzamt schwer, eine Angriffsfläche zu finden. Um als Arbeitnehmer auf Nummer sicher zu gehen, sollten bei der Einkommensteuerklärung der Vertrag sowie ein Foto der Kfz-Werbung als Nachweise vorgehalten werden.
Beratungsbefugnis für Lohnsteuerhilfevereine endet
Aus umsatzsteuerlicher Sicht stellt der Mietvertrag eine nebenberufliche unternehmerische Tätigkeit des Angestellten dar. Infolgedessen darf sich der Angestellte aufgrund der gesetzlichen Beratungsbefugnis gemäß dem Steuerberatungsgesetz die Einkommensteuererklärung nicht mehr von einen Lohnsteuerhilfeverein anfertigen lassen. Das gilt, obwohl die Werbeeinkünfte von der Einkommensteuer befreit sind und auch keine Umsatzsteuer aufgrund der Kleinunternehmerregelung abgeführt werden muss.
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