Der eine holt sich eine Wurstsemmel vom Metzger, der andere einen Burger von einer Fast-Food-Kette, wieder ein anderer bestellt sich genüsslich eine Pizza beim Italiener vor Ort und so mancher verweilt gerne in einem trendigen Restaurant und genießt eine außergewöhnliche Food-Kreation. Die Kosten für ein Mittag- oder Abendessen können stark variieren. Welche Vorliebe ein Mitarbeiter auf einer Dienstreise auch praktiziert, der Staat gewährt für Verpflegungsmehraufwendungen bei beruflich bedingten Auswärtstätigkeiten nur eine Pauschale. Nachdem die Spesensätze sechs Jahre unverändert blieben, wurden die einzelnen Pauschbeträge in Abhängigkeit von der Abwesenheitsdauer zum 1. Januar 2020 jeweils um 16,67 Prozent bzw. zwei Euro angehoben.
Bei Dienstreisen von mehr als acht Stunden pro Tag können nun 14 Euro pro Tag für die Verpflegung angesetzt werden. Bei einer ganztägigen beruflich bedingten Abwesenheit mit Übernachtung verdoppelt sich die Verpflegungspauschale auf 28 Euro. Für den Anreise- und Abreisetag kommt wieder die halbierte Pauschale von 14 Euro dazu. Wer an wechselnden Arbeitsorten, z. B. als Bauarbeiter, eingesetzt wird, kann die Pauschalen ebenfalls geltend machen. Dauert ein solcher Einsatz an ein und derselben Tätigkeitsstätte jedoch länger als drei Monate, kann die Verpflegungsmehraufwendung nur für die ersten drei Monate beansprucht werden.
Üblicherweise zahlt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die Verpflegungspauschale steuerfrei aus. "Sollte das nicht der Fall sein, kann der Steuerpflichtige diese im Rahmen seiner jährlichen Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen", erklärt Mark Weidinger, Vorstand der Lohnsteuerhilfe Bayern e.V. (Lohi). Dies kommt beispielsweise auch bei langen Anfahrten zu einem Bewerbungsgespräch oder einer privat durchgeführten Weiterbildung, die berufliche Vorteile mit sich bringt, zum Tragen. Wer die Pauschale einfordert, sollte seine beruflich bedingte Fahrt jedoch gegenüber dem Finanzamt belegen können. Das können beispielsweise Schriftstücke, Teilnahmebestätigungen, Hotelrechnungen oder Aufzeichnungen in einem Fahrtenbuch sein.
Im Falle höherer Ausgaben für Essen und Trinken helfen ausnahmsweise einzelne Rechnungen beim Finanzamt nicht weiter, denn die tatsächlichen Kosten können nicht berücksichtigt werden. Die neuen Verpflegungspauschalen gelten nur für das Inland. Bei Auslandsreisen gelten abhängig vom Land ganz andere Höchstsätze, die entsprechend der Lebenshaltungskosten vor Ort auch sehr viel niedriger oder höher ausfallen können.
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