Viele Unternehmen sind nur noch durch die Unterstützung von freien Softwarespezialisten und Programmierern überhaupt dazu in der Lage, Projekte mit einer hohen Kundenzufriedenheit abzuschließen. Grund dafür ist der bereits seit langen Jahren anhaltende Fachkräftemangel.
Bei der Einstellung und erfolgreichen Zusammenarbeit mit externen IT-Freelancern müssen Unternehmen allerdings einige Faktoren beachten. Welche das im Detail sind, erklärt der folgende Beitrag.
Grundlage: Für optimale Arbeitsbedingungen sorgen
Um dem externen EDV Spezialist einen reibungslosen Start zu ermöglichen, ist ein strukturiertes Management essentiell. Über den Freelancer-Einsatz müssen die betroffenen internen Mitarbeiter rechtzeitig informiert werden, sodass alle Kompetenzen und Aufgaben bereits klar definiert sind.
Die Phase der Einarbeitung wird für den neuen externen Mitarbeiter wesentlich erleichtert, wenn diesem ein fester Ansprechpartner zur Verfügung steht, der ihn mit allen wichtigen Informationen versorgt und bei Fragen und Problemen zur Seite steht. In der Regel ist dafür die Personalabteilung der geeignetste Ansprechpartner. Auch sollte gemeinsam mit den Systemadministratoren gewährleistet werden, dass alle benötigten Arbeitsmittel am ersten Arbeitstag zur Verfügung stehen.
Eine wichtige Rolle spielt außerdem die Zusammensetzung des Teams. Besonders komplexe und große Projekte sind auf ein professionelles Projektmanagement angewiesen. Es wird sehr viel Fachwissen und Expertise benötigt – für dieses wird gesorgt, wenn die Teams sowohl aus externen als auch aus internen Mitarbeitern und Spezialisten bestehen.
Die richtige Ausschreibung von IT-Projekten
Wenn bereits im Vorfeld überlegt wird, welche Erwartungen von dem IT-Freelancer erfüllt werden müssen und diese präzise als Anforderung innerhalb der Stellenausschreibung formuliert werden, reduziert dies das Risiko einer späteren Enttäuschung oder der Entstehung von Missverständnissen. In einer guten Ausschreibung sollten die folgenden Eckdaten vorhanden sein:
- Präzise Definition der Aufgaben, die zu erledigen sind
- Welche Funktion mit welchem Grad an Verantwortung übernommen werden soll
- Welches Fachwissen benötigt wird
- Benötigte Softskills, wie Erfahrungen im Umgang mit Kunden, Präsentationssicherheit und Teamfähigkeit
- Präzise Definition der Rahmenbedingungen, wie Teamgröße, Infrastruktur, Arbeitsort
- Programmier- und Hardwarewerkzeuge, die von dem Freelancer mitgebracht werden müssen
- Welche agilen Methoden beherrscht werden sollen
- Eventuelle rechtliche Rahmenbedingungen
Die rechtlichen Rahmenbedingungen für IT-Freelancer
Wenn sich der gewünschte IT-Spezialist und der Auftraggeber handelseinig geworden sind, gibt es generell zwei verschiedene Möglichkeiten, wie der Vertrag gestaltet werden kann. Es kann entweder ein Werkvertrag oder ein Dienstleistungsvertrag geschlossen werden.
Dabei kommt es stets auf den individuellen Einzelfall an, welche Lösung am sinnvollsten ist. Zwischen den einzelnen Verträgen unterscheiden sich auch die gesetzlichen Vorgaben, die beachtet werden müssen, da die Voraussetzungen und Inhalte der Projekte stets individuell sind.
Unbedingt zu klären sind die Kriterien der konkreten Projekt-Rahmenbedingungen, des Modells des Honorars und der Haftung. Beispielsweise ist es nicht üblich, feste Arbeitszeiten vorzugeben oder in Besprechungen eine obligatorische Anwesenheit vorauszusetzen. Freie Mitarbeiter sind nämlich auch im Rahmen ihres Einsatzes bei dem jeweiligen Auftraggeber selbständige Unternehmer, die in die internen Prozesse des Unternehmens nicht zu stark eingebunden werden sollten. Ansonsten besteht die Gefahr, dass der Verdacht einer Scheinselbstständigkeit geweckt wird.
Diejenigen, die ihre Zusammenarbeit mit IT-Freelancern kommunikativ, fair und offen gestalten, werden von dem Einsatz des externen Spezialisten mit großer Wahrscheinlich profitieren. Denn sie sorgen für eine große Entlastung und sind nicht selten für wichtige Innovationen im Unternehmen verantwortlich.
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