Die Funktionen von Arbeitskleidung sind so vielfältig wie die Berufsfelder, in denen sie eingesetzt wird: Kleidungsstücke, die getragen werden, weil es in der jeweiligen Branche Usus ist, fallen unter den Begriff Berufsbekleidung. Wenn Arbeitnehmer diese Kleidung auch privat nutzen können, müssen sie für deren Anschaffung in der Regel selbst aufkommen. Das Finanzamt erkennt in solchen Fällen Berufskleidung nicht als Arbeitskleidung an.
Die Dienstkleidung der Polizei, der Post oder auch größerer Supermärkte sorgt dagegen für ein einheitliches Erscheinungsbild. Mitarbeiter können so von Außenstehenden auf den ersten Blick erkannt werden. Wer zu welchem Anteil für Kauf und Erhalt der Dienstkleidung aufzukommen hat, wird im Arbeitsvertrag geregelt. Häufig trägt das Unternehmen die gesamten Kosten - sollte sich der Arbeitnehmer beteiligen, muss der finanzielle Aufwand im Verhältnis zu dessen Gehalt stehen. Anschaffung und Instandhaltung der Dienstkleidung sind für den Arbeitnehmer steuerlich absetzbar und können vom Unternehmen als Betriebskosten angeführt werden.
Schutzkleidung dient hingegen nicht der Optik, sondern allein der Sicherheit des Arbeitnehmers während der Dienstzeit. Typische Beispiele sind Arbeitsschuhe im Baugewerbe, Chemikalienschutzkleidung in der Industrie oder Feuerwehrschutzanzüge bei der Brandbekämpfung. Auch im Gesundheitswesen ist Schutzkleidung unabdingbar, um entsprechenden Hygienestandards gerecht werden zu können. Arbeitgeber sind gesetzlich dazu verpflichtet, eine angemessene Schutzkleidung für die jeweilige Tätigkeit kostenfrei zur Verfügung zu stellen. Andernfalls können sie im Falle eines Unfalls zur Rechenschaft gezogen werden. Umgekehrt steht der Arbeitnehmer in der Verantwortung, die Schutzkleidung korrekt anzuwenden und stets zu tragen. Bei Verstößen kann abgemahnt und im Extremfall gekündigt werden.
Reinigung und Instandhaltung von Arbeitskleidung
Je nach Art der Arbeitskleidung sind Arbeitnehmer selbst dafür verantwortlich, dass diese einen ordentlichen Eindruck hinterlässt und ihre Funktionalität behält. Viele beruflich getragene Kleidungsstücke können problemlos im privaten Haushalt gewaschen werden. Anteilig ist es möglich, die Kosten für die Wäsche von der Steuer abzusetzen. Ausschlaggebend für die Berechnung sind neben dem Gewicht Kleidung die Wahl des Waschprogramms und die Anzahl der Personen im Haushalt.
Bei Schutzkleidung kann es dagegen nötig sein, diese zum Waschen in die Reinigung zu geben. Zu groß wäre die Gefahr, dass Leuchtfarben bei unprofessioneller Wäsche ausbleichen oder Beschichtungen beschädigt werden. Wer Arbeitskleidung in die professionelle Reinigung gibt, sollte die zugehörigen Quittungen für das Finanzamt stets aufbewahren.
Arbeitskleidung Leasen
Gerade für größere Unternehmen bietet sich als zeitgemäße Alternative zum Kauf auch das Leasen von Arbeitskleidung an: Mietkleidung birgt für den Arbeitgeber vor allem den Vorteil, dass die Kosten stets kalkulierbar bleiben und es nicht zu hohen Anfangsinvestitionen kommt. Im Gegensatz zum Kauf können Arbeitgeber anfallende Kosten beim Leasing sofort steuerlich absetzen. In der Regel wird mit dem Leasingvertrag ein Komplettpaket vereinbart: Das Mietkleidungsunternehmen kümmert sich selbständig um Kosten für Instandhaltung und Pflege der Kleidung.
Mit einem Kauf der Arbeitskleidung geht der Arbeitgeber dagegen schwerer kalkulierbare finanzielle Risiken ein - defekte Kleidung muss repariert oder ersetzt werden. Es kann auch vorkommen, dass ein Unternehmen neue Mitarbeiter nicht mehr ausstatten kann, wenn ein Anbieter eine Kollektion nicht mehr fertigt. Für die meisten Firmen kommt der Kauf von Arbeitskleidung auf Dauer jedoch deutlich günstiger. Dass insbesondere Dienstkleidung gerne zum Aufbau einer Corporate Identity genutzt wird, trägt maßgeblich zur Popularität des Erwerbsmodells bei: Bei gekauften Produkten bieten Hersteller ihren Kunden deutlich größeren Spielraum zur Individualisierung ihrer Kleidung.
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