Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe/Arbeitsprozesse
Aufgrund meiner langjährigen Erfahrungen in der individuellen Softwareentwicklung kann ich Sie dabei unterstützen, dauerhaft Kosten zu senken.
Dazu würde ich gerne einen unverbindlichen und kostenlosen Termin mit Ihnen vereinbaren.
Während des Termins hätten wir die Möglichkeiten zu eruieren, in welcher Art und Weise eine Automatisierung / Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe durchgeführt werden kann.
Welche Kosten Sie einsparen können, klären wir im Anschluss anhand einer detaillierten Analyse (ein Beispiel sehen Sie am Ende dieses Dokuments). am Ende dieses Dokuments).
Nachfolgend ein paar Automatisierungsbeispiele zum besseren Verständnis anhand verschiedener Szenarien:
1.) Im Bezug auf Warenwirtschaftssysteme:
Schreiben von Rechnungen aus einem oder mehreren Lieferschein und Senden via Email als .pdf.
Schreiben von Lieferscheinen aus einem oder mehreren Angeboten und Senden via Email als .pdf.
Schreiben von Angeboten anhand einer Anfrage z.B. via Internet (Anfrage-Seite) und senden via Email als .pdf.
Automatisches Mahnwesen (nach x Tagen automatisch via Email als .pdf)
Der Vorteil von modernen Warenwirtschaftslösungen ist die Möglichkeit, sämtliche Korrespondenz einfach via Email an Ihre Kunden zu senden.
Dazu wird das Dokument (Angebot, Lieferschein, Rechnung…) einfach in das .pdf – Format konvertiert und kann durch einfachen Knopfdruck an Ihre Kunden versendet werden.
Einzige Voraussetzung ist, dass Ihre Kunden oder deren Ansprechpartner, seine Email-Adresse hinterlegt hat.
Das Ausdrucken, kuvertieren und absenden eines Briefes entfällt vollständig.
2.) Im Bezug auf Dokumente:
Automatisches Einscannen und archivieren von Dokumenten jeglicher Art
Online (kostenlos oder kostenpflichtig) zur Verfügungstellung von Dokumenten
Versand und Empfang von Dokumenten und Integration in das Archiv.
In jeder Firma sammeln sich im Laufe der Zeit unzählige Dokumente an.
Anhand eines einfaches Scanners können diese Dokumente eingescannt werden und in kompakter Form in einer Datenbank gespeichert und von dort auch über eine kleine Dokumentenverwaltung gezielt wieder abgerufen werden.
Sind sie im Besitz von Dokumenten, welche für Ihre Kunden interessant sind bietet es sich an, diese über eine WebSite zur Verfügung zu stellen. Sollen damit Einnahmen generiert werden, kann ein kleines Online-Abrechnungssystem diesen Vorgang automatisieren.
3.) Im Bezug auf Korrespondenz:
Schreiben von Serienmails an Ihre Kunden (Angebote, Glückwünsche, Besonderheiten)
Schreiben von Serienfaxen an Ihre Kunden (Angebote, Glückwünsche, Besonderheiten)
Auswahl vorgefertigter Anschreiben zur schnellen Dokumenterstellung
Schreiben Sie viele Briefe an Ihre Kunden in welchen sich nur Teile des Textes ändern, kann mittels eines kleine Programms ermöglich werden, dass Sie nur diese Textpassagen ändern und alles andere automatisch (wie z.B. das Datum) angepasst wird.
Via Knopfdruck können die Dokumente dann an eine bestimmte Anzahl (Selektive Auswahl) Ihrer Kunden automatisiert versendet werden.
Die geänderten Textpassagen werden natürlich auch gespeichert und stehen für einen späteren Gebrauch jederzeit wieder zur Verfügung.
4.) Im Bezug auf Anfragen und Bestellungen Ihrer Kunden
Anbieten einer Online - Seite (WebSite) zum Senden von Angeboten und Bestellungen aus Ihrem Produktsortiment.
Ihre Kunden können mittels einer Online-WebSite auf Ihre Produkte zugreifen und sich Angebote erstellen lassen. Diese, von Ihnen bearbeiteten Angebote, werden dann wiederum auf Ihrer WebSite für den Kunden bereitgestellt und der Kunde via Email informiert.
Der Kunde kann dann das Angebote online (nach)bearbeiten und daraus eine Bestellung generieren und absenden.
Nach Absenden der bestellten Waren übernimmt das Warenwirtschaftssystem und generiert einen Lieferschein und eine Rechnung.
Fazit:
Durch Automatisierung der Abläufe anhand kleiner Softwareprogramme sparen Sie nicht nur viel Zeit sonder auch die Fehleranfälligkeit reduziert sich erheblich.
Sie müssen Ihren Betrieb auch nicht gleich von A – Z vollständig neu durchautomatisieren.
Hat sich ein Modul im Praxisbetrieb bewährt nehmen wir das nächste in Angriff.
Step by Step.
Was kostet das Ganze?
Die Kosten für die Entwicklung solcher Programme (Module) sind letztendlich von dessen Komplexität abhängig.
Ein kleines Programm, z.B. eine simple Kundenverwaltung mit der Option Briefe via Email mit Anhang an einen oder mehrere Kunden einmalig oder zu bestimmten Zeiten zu senden, wird in der Regel zwischen 300 – 400 Euro kosten.
Ein umfangreiches System mit komplexen Abläufen kann dagegen schon in den 4-5stelligen Bereich gehen.
Was ich Ihnen anbieten kann:
Sie bezahlen nur dann Geld, wenn durch die entwickelte Software tatsächlich Kosten eingespart werden. Diese werden anhand einer Analyse berechnet und monatlich festgehalten. Aus der Summe bezahlen Sie an mich anteilig einen Prozentsatz. Dieser Prozentsatz ist wiederum von der Komplexität des Programms abhängig und beträgt maximal 20% Ihrer Kosteneinsparung / Monat oder einmalig ein Betrag X.
Bei einem komplexen System im 4-5stelligen Bereich sind es sicherlich weniger als 20%. Diese müssten dann im Einzelnen verhandelt werden.
Wie könnte so eine Analyse aussehen?
In folgendem Beispiel beziehen sich die Analysen nur auf das Szenario 1 (Warenwirtschaftssysteme) und 4 (Anfragen und Bestellungen Ihrer Kunden)
Vorgang/Tätigkeit
Einsparung in Minuten
Häufigkeit
Häufigkeit pro Monat
Einsparung pro Monat in Minuten
Zu 1.
Automatisches Schreiben von Lieferscheinen aus Rechnungen sowie Rechnungen aus Lieferscheinen und Versand via Email an Ihre Kunden.
20
2-3 x pro Woche
12
240
Zu 1.
Automatisches Versenden von Mahnungen nach vorgegebener Zeit via Email.
15
1 x pro Woche
4
60
Zu 4.
Eingang, Bearbeitung und Versand von Angeboten und Bestellungen via WebSite und Email.
30
täglich, jeden
Arbeitstag
20
600
SUMME
900
Im Beispiel sparen Sie z.B. monatlich 900 Minuten (15 Stunden) ein. Wenn Sie 20,00 Euro pro Stunde berechnen, sind es bereits 20 x 15 = 300,00 Euro pro Monat Ersparnis. Im Jahr 3.600,00 Euro.
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