Viele von uns haben in den letzten Monaten einen enormen Anstieg von Online-Konferenzen und virtuellen Meetings erlebt. Dabei wird unsere Konzentrationsfähigkeit in einem hohen Maße beansprucht, da wir
auf einen Blick mehrere Gesichter und Mimiken gleichzeitig wahrnehmen müssen (einschließlich uns selbst),
nur einen kleinen Ausschnitt der handelnden Personen sehen können,
uns selbst nur eingeschränkt bewegen können – wir sind gewissermaßen „festgeschnallt“ am Rechner, obgleich Bewegung den Stressabbauen erleichtern und Müdigkeit vermeiden würde.
Hinzu kommt eine häufig schwache Ton- oder Videoqualität, die unsere Wahrnehmung und unser Verständnis / Einschätzung der Situation weiter erschwert.
Die sogenannte „Zoom Müdigkeit“ (Englisch: „Zoom-Fatigue“) wurde durch viele Studien wiederholt bestätigt[1].
Was können wir gegen eine MS Teams oder Zoom Müdigkeit tun?
Alles, was unsere Meetings effizienter macht. Ob digital oder analog, unsere Meetings benötigen:
eine klare Zielsetzung, die vorab schriftlich/elektronisch kommuniziert wurde und zu Beginn des Meetings noch einmal spezifisch, klar und prägnant mündlich eingebracht wird,
eine entsprechend der Zielsetzung ausgestaltete Agenda,
eine realistische Zeitsetzung – sowohl für kurze Verspätungen als auch für ein nicht-hektisches Ende. Niemand verübelt es Ihnen, wenn Meetings vor Ablauf der Zeit enden. Planen Sie auch informelle Ein- und Auscheckzeiten bewusst ein.
eine Moderation und Protokoll,
eine gute Vorbereitung aller Beteiligten,
hinreichend Information und Vorlaufzeit zur Vorbereitung und eine strikte Zeitkontrolle,
eine Nachverfolgung offener Punkte – nichts ist demotivierender, wenn wertvolle Meetingzeit und gute Ergebnisse keine Verwendung finden.
Hinreichend Pausen: Sowohl vor, als auch zwischen und während der Meetings. Haben Sie eine Vielzahl von Meetings, die ohne Unterbrechung aneinander gereiht stattfinden? Dann bitten/sorgen Sie bitte für eine entsprechende Umplanung auf Zeiten wie beispielsweise 10:15 Uhr die allen ermöglicht, Pausen einzuplanen.
Klaren Meetingregeln:
Wir hören einander zu. Zuhören ist ein aktives Element und lebt von der (generativen) Aufmerksamkeit aller Beteiligten.
Wir geben einander das Versprechen, nicht zu unterbrechen.
Wir halten unsere Redezeit ein.
Es sind Frage- und Problemstellungen, die uns leiten.
Je prägnanter die Fragestellungen sind, umso präziser (und umso spezifischer im Zweifel kompakter) werden unsere Beiträge sein.
Wenn unsere Beiträge ausufern, ist unsere Frage- und Problemstellung noch nicht genügend ausgearbeitet. Dies ist die Aufgabe des „Meetings-Owners“ und der Moderation. Präzisieren Sie die Frage- und Problemstellung solange, bis Sie zum Kern vorgedrungen sind.
Dafür können Sie Meetings „aufsplitten“ und Break-out-Räume nutzen, um Fragestellungen, Ideenfindung etc. in kleineren Teams auszuarbeiten.
Bereiten Sie Abstimmungen gut vor. Trennen Sie zwischen Verständnisfragen und Einwänden, planen Sie dafür eine Zeit für alle Beteiligten ein und nutzen digitale Werkzeuge für die Abstimmung. Wir empfehlen dazu Nancy Kline „Time To Think“, eine Methode, die allen Beteiligten die gleiche Zeit für Wortbeiträge einräumt – und im Tisch/Kreisverfahren alle beteiligt. Auch wenn dies zunächst aufwändiger klingt, spart es in der Regel Zeit[2].
Vermeiden Sie Ablenkungen und Störungen – auch akustische. Nutzen Sie den Chat gewissenhaft (Zoom und andere Programme haben die Funktion, zwischenzeitlich den Chat auch zu deaktivieren, um den Fokus und die Konzentration zu erhöhen).
Planen Sie bewusst intentionslose Zeiten für „Einchecken“, und informellen Austausch ein – und bestimmen Sie auch hierfür Moderation und „Time-Keeper“. Unsere Erfahrungen: Lassen Sie alle einmal moderieren. Es gibt viele „Ice-Breaker“ für virtuelle Meetings, so kann jede:r sich beteiligen und einbringen[3].
Beenden Sie Termine mit „Anerkennung“. Dies ist auch ein Element von „Time to Think“ und ist nicht als Oberflächlichkeit gemeint. Eine Anerkennung („Appreciation“) ist
kurz
spezifisch
prägnant
und betont eine Qualität des anderen. Dies ist nicht mit einem Lob zu verwechseln und klingt einfacher, als es ist. Häufig kommen wir in einen „Redeschwall“, wenn wir anderen Personen wertschätzen möchten. Versuchen Sie es einmal mit einem Wort – einer konkreten Qualität, die Sie bei der anderen Person konkret im Bezug auf das Meeting geschätzt haben. Es kann ein Wort wie „Kreativität“, „Scharfsinnigkeit“, „Präzision“, „Urteilsvermögen“ oder auch zwei Wörter wie „analytische Fähigkeiten“ sein.
Planen Sie eine Abschlussrunde ein: Gibt es noch „brennende Fragen“? Schließen Sie mit einer Wertschätzung ab.
Überdenken Sie (insbesondere bei internen Meetings) den Zeitpunkt. Liegt der Meeting Zeitpunkt in einer sehr produktiven „Deep-Work“ (Fokus-) Zeit, die alle für tiefgreifendes und wertschöpfendes Arbeiten nutzen könnten?
Interaktion mit E-Mails und Messenger
„Ich ersticke in E-Mails“, solche drastischen Formulierungen haben wir alle schon einmal gehört (oder selbst ausgesprochen). Was bringt uns dazu?
E-Mails wurden ursprünglich zur (wissenschaftlichen) Vernetzung und Verknüpfung von Informationen geschaffen. Heute beschäftigt sich ein großer Teil der Mitarbeitenden einer Organisation mit E-Mail-Arbeit. Dazu kommen noch eine Reihe von Messenger-, Workflow- und weiteren Notifications, die uns auf Trab halten. Die Statistiken sagen klar: Es werden nicht weniger E-Mails, sondern jedes Jahr mehr[4].
Viele von uns erhalten und versenden bis zu 100 E-Mails pro Tag, das bedeutet mehr als 10 Nachrichten pro Stunde.
Wo wird uns das hinführen?
Expert:innen wie Professor Cal Newport sprechen vom E-Mail Paradox: „Wir sind in einer Welt voller E-Mails gefangen – wir können nicht ohne sie, aber sie machen uns auch nicht (mehr) produktiver“.[5]
Wie können wir dem begegnen? E-Mails werden häufig ohne Bedacht geschrieben:
Ist die E-Mail das sinnvollste Medium für mein Anliegen?
Ist der Verteilerkreis richtig gewählt?
Ist der Betreff prägnant? Kann ich ihn noch durch “Info:”, “Bitte um Rückmeldung:”, “Bitte um Entscheidung”: in der Betreffzeile ergänzen?
Beinhaltet meine Nachricht möglichst ein (1) Anliegen, um konkret und spezifisch beantwortet oder bearbeitet zu werden?
Bis wann erwarte ich eine Rückmeldung? Wie kann ich Wichtigkeit und Dringlichkeit signalisieren?
Wie kann ich Informationen effizient und ressourcenschonend zur Verfügung stellen?
Worauf kommt es mir wirklich an?
Wie können wir selbst mit eingehenden E-Mails effizienter umgehen?
Klare Zeitfenster für das Beantworten der E-Mails definieren und einhalten
Ein großer Teil der Zeit vergeht tatsächlich mit dem wiederholten Öffnen und Schließen (ohne Reaktion oder Bearbeitung) von E-Mails. Stattdessen ist es sinnvoller, folgende Entscheidungen über die E-Mails sofort zu treffen:
Möchte ich die E-Mails später bearbeiten? Dann kann ich sie in einen entsprechenden Ordner verschieben.
Möchte ich die E-Mail gleich beantworten?
Kann ich die E-Mail löschen oder ablegen?
Kann ich antworten und den Verteilerkreis verringern?
Kann ich antworten und Einzelne aus dem Verteilerkreis ggf. nachgelagert informieren und so den Verteilerkreis verringern?
[1] Fauville, Geraldine and Luo, Mufan and Queiroz, Anna C. M. and Bailenson, Jeremy N. and Hancock, Jeff, Zoom Exhaustion & Fatigue Scale, 15.02.2021 https://ssrn.com/abstract=3786329, https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3786329
[2] Mehr dazu unter https://finde-zukunft.de/blog/verbindung
[3] 55 “Ice-Breaker” für Zoom-Meetings: https://www.rhythmsystems.com/blog/the-best-icebreakers-to-energize-your-virtual-meetings
[4] Laut Statista steigt das weltweite E-Mail Volumen jedes Jahr um wenigstens 5%.
https://de.statista.com/infografik/1183/taeglich-weltweit-verschickte-emails/
https://de.statista.com/statistik/daten/studie/252278/umfrage/prognose-zur-zahl-der-taeglich-versendeter-e-mails-weltweit/
Abgerufen am 01.12.2021
[5] Cal Newport. Eine Welt ohne Email. 2021 |
