Die Rechtsgrundlage für die Erteilung des Arbeitszeugnisses stellen § 630 BGB, § 109 GewO und § 16 BBiG dar. Nach § 630 BGB können Mitarbeiter, die nicht als Arbeitnehmer beschäftigt werden, bei der Beendigung eines dauernden Dienstverhältnisses ein schriftliches Zeugnis über das Dienstverhältnis und dessen Dauer fordern. Das Zeugnis ist auf Verlangen auf die Leistungen und die Führung zu erstrecken.
Für Arbeitnehmer gilt nach § 6 Abs. 2 GewO die Regelung in § 109 GewO. Aufgrund dieser Bestimmung hat der Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis, die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen. In Absatz 2 dieser Bestimmung findet sich zusätzlich das Gebot, Zeugnisse klar und verständlich zu formulieren und die Regelung, dass ein Zeugnis keine Merkmale oder Formulierungen enthalten darf, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.
Bei Auszubildenden stellt die Regelung in § 16 des Berufsbildungsgesetzes (BBiG) die Rechtsgrundlage dar. Danach hat der Ausbildende dem Auszubildenden bei Beendigung des Berufsausbildungsverhältnisses ein Zeugnis auszustellen. Hat der Ausbildende die Berufsausbildung nicht selbst durchgeführt, soll auch der tatsächliche Ausbilder das Zeugnis unterschreiben. Das Zeugnis muss Angaben enthalten über Art, Dauer und Ziel der Berufsausbildung sowie über die erworbenen Fertigkeiten und Kenntnisse des Auszubildenden. Auf Verlangen des Auszubildenden sind auch Angaben über Führung, Leistung und besondere fachliche Fähigkeiten aufzunehmen.
Da sich die gesetzlichen Regelungen in den einzelnen Bestimmungen im Wesentlichen entsprechen, wird von einem einheitlichen Zeugnisrecht für alle Arbeitnehmer ausgegangen. Die in § 109 Abs. 2 GewO enthaltene Bestimmung, wonach ein Zeugnis keine Merkmale oder Formulierungen enthalten darf, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtlichen Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen, kann als allgemeiner Grundsatz angesehen werden, der bei jedem Zeugnis zu berücksichtigen ist. Ebenfalls als allgemeiner Zeugnisgrundsatz muss die in § 630 BGB und § 109 Abs. 1 GewO ausdrücklich enthaltene Schriftformregelung angesehen werden. Ein mündliches Zeugnis würde dem Zweck, als Unterlage für die Bewerbung zu dienen, nicht gerecht werden. Die Vorlage von Zeugnissen in elektronischer Form ist gegenwärtig noch nicht üblich und auch – noch – nicht zulässig, § 109 Abs. 3 GewO.
Der Anspruch auf Zeugniserteilung ist erfüllt, wenn der Arbeitgeber das Zeugnis ausgefertigt und unterschrieben und zur Abholung bereit gelegt hat. Eine Verpflichtung des Arbeitgebers, dem Arbeitnehmer das Zeugnis zuzusenden, besteht grundsätzlich nicht. Der Arbeitnehmer ist rechtlich verpflichtet, das Arbeitszeugnis bei seinem Arbeitgeber abzuholen. Das Arbeitszeugnis hat seine Grundlage im Arbeitsverhältnis, Erfüllungsort für alle Ansprüche des Arbeitsverhältnisses ist regelmäßig der Betrieb.
Aus Gründen der nachwirkenden Fürsorgepflicht kann der Arbeitgeber nach Treu und Glauben jedoch ausnahmsweise zur Übersendung des Zeugnisses an den Arbeitnehmer verpflichtet sein, wenn die Abholung des Zeugnisses für den Arbeitnehmer mit unverhältnismäßig hohen Kosten oder besonderen Mühen verbunden ist. Derartige Umstände können angenommen werden, wenn der Arbeitnehmer seinen Wohnsitz zwischenzeitlich an einen weit entfernten Ort verlegt hat. Eine Verpflichtung des Arbeitgebers zur Übersendung des Zeugnisses wird auch angenommen, wenn ein Arbeitnehmer die Erteilung des Zeugnisses rechtzeitig vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses verlangt hat und es bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus Gründen, die in der Sphäre des Arbeitgebers liegen, nicht zur Abholung durch den Arbeitnehmer bereit liegt.
Das Arbeitszeugnis muss stets Angaben über die Person des beurteilten Arbeitnehmers (Name, Geburtsdatum) und die Art und Dauer der Beschäftigung enthalten. Die Art der Beschäftigung muss so umfassend beschrieben sein, dass sich Außenstehende eindeutig ein Gesamtbild über die bisherige Tätigkeit des Arbeitnehmers machen und beurteilen können, ob er für die neue Stelle geeignet ist. Bei der Dauer der Beschäftigung ist von der rechtlichen Dauer des Arbeitsverhältnisses auszugehen. Tatsächliche Unterbrechungen durch Krankheit, Elternzeit oder Streiks dürfen grundsätzlich nicht angegeben werden, ausnahmsweise allerdings dann, wenn sie so ungewöhnlich lange (jedenfalls bei einer Ausfallzeit von 70 % gedauert haben, dass anderenfalls ein potenzieller neuer Arbeitgeber ein falsches Bild von der Dauer der Beschäftigung beim alten Arbeitgeber erhielte. Der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses darf nur dann aufgenommen werden, wenn der Arbeitnehmer damit einverstanden ist bzw. den entsprechenden Wunsch geäußert hat.
Das einfache Zeugnis ist gegliedert in die Einleitung, in der die persönlichen und betrieblichen Daten des zu beurteilenden Beschäftigten erwähnt werden, und die Tätigkeitsbeschreibung, die detailliert die Aufgaben, Kompetenzen und Fähigkeiten des Mitarbeiters einschließlich des beruflichen Werdegangs erwähnt.
Üblich, aber nicht vom Arbeitnehmer erzwingbar ist eine Schlussformulierung, meist mit Dankesformel versehen. Ort und Datum der Erstellung des Zeugnisses werden in der Abschlusszeile angegeben. Anschließend wird das Zeugnis unterschrieben mit Angabe der Funktion und Rechtsstellung des Unterzeichners im Unternehmen.
Das qualifizierte Zeugnis ergänzt das einfache Zeugnis um eine Leistungs- und eine Verhaltensbeurteilung, die nach der Tätigkeitsbeschreibung eingefügt wird. Das Arbeitszeugnis ist auf Verlangen des Arbeitnehmers als qualifiziertes Zeugnis auszustellen.
Bei der Verhaltensbeurteilung wird beschrieben, wie der Umgang mit Kollegen war, wie sich der Arbeitnehmer gegenüber Vorgesetzten verhalten hat, ggf. gegenüber Dritten (Kunden, Lieferanten, Beratern etc.). Bei übertragener Leitungs- und/oder Führungsverantwortung wird erläutert, wie er diese Kompetenzen wahrgenommen hat.
Die Leistungsbeurteilung wird nach den Schulnoten kategorisiert, die in die übliche Zeugnissprache übersetzt wird.
Welchen Inhalt im Einzelnen das qualifizierte Zeugnis haben muss, ergibt sich nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts aus der zweiseitigen Zielsetzung des Zeugnisses:
• Es soll einerseits dem Arbeitnehmer als Unterlage für eine Bewerbung dienen. Wird er unterbewertet, sind seine Belange gefährdet. Deshalb soll das Zeugnis von verständigem Wohlwollen des Arbeitgebers getragen sein und die berufliche Weiterentwicklung des Arbeitnehmers nicht unnötig erschweren.
• Andererseits soll das Zeugnis zur Unterrichtung eines Dritten, eines potenziellen neuen Arbeitgebers dienen, der den Arbeitnehmer einstellen möchte. Dessen Belange sind gefährdet, wenn der Arbeitnehmer überbewertet wird.
Aus dem notwendigen Ausgleich dieser sich möglicherweise widerstreitenden Interessen ergibt sich deshalb als oberster Grundsatz: Das Zeugnis muss wohlwollend, aber wahr sein.
Das Zeugnis muss alle wesentlichen Tatsachen und Bewertungen enthalten, die für die Gesamtbeurteilung des Arbeitnehmers von Bedeutung sind. Der Arbeitgeber darf aber einmalige Vorfälle oder Umstände, die für den Arbeitnehmer, seine Führung und Leistung nicht charakteristisch sind, grundsätzlich nicht erwähnen. Solche Umstände muss er gegenüber dem Gesamtbild abwägen.
Der Arbeitgeber darf und muss daher wahre Tatsachen und Beurteilungen nur insoweit in das Zeugnis aufnehmen, wenn ein künftiger Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse an deren Kenntnis haben kann.
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